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株式会社リブランマインド様は、24時間楽器演奏が可能な防音賃貸マンション「ミュージション」を扱う不動産企業です。
今回は「ミュージション朝霞台」にお邪魔して、パレット管理を導入されているミュージション事業部の皆様に、導入の経緯や決め手、業務削減効果などをお伺いしました。
24時間楽器演奏が可能な防音賃貸マンション「ミュージション」：https://www.musision.jp
ミュージション朝霞台：https://www.musision.jp/props/10567
入居者管理ツールの導入を検討した理由を教えてください。
コロナ禍で在宅勤務が始まって、紙を使うことによる業務負荷の軽減が課題になりました。同時に、物件数の増加による効率化も必要になっていたんです。まず紙だと、社内の情報共有が難しいというのが大きかったですね。社内スタッフが増えてからは、特に難しさを感じるようになりました。
例えば、担当者一人が外部業者やお客様とやり取りを行う場合、他のスタッフは進捗状況が分からなかったり、問題点に気づけなかったりといった課題があったんです。 ですが、パレット管理の導入で、部署全体での情報共有がスムーズになりました。
スタッフが各自のタイミングで状況の確認ができるので、担当者が不在の時でも問題発生前にチームでフォローできるようになり、業務の進行がスピーディーになりましたね。
パレット管理の前に他のツールを導入されたことはありますか？
いくつかのツールを試しましたが、営業業務寄りだったり、基幹システムとの連携に対応しておらず逆に仕事が増えたり、なかなか満足がいくツールはありませんでした。
その中でパレット管理を検討されたきっかけは何でしょうか？
社内スタッフが、自宅で入居者としてパレット管理を利用していたのが始まりでした。入居者として利用していてとても便利だったので、管理者目線でも良さそうだと感じ、一度話を聞いてみることにしたんです。
スタッフの方がパレット管理を利用して良かったと思われたのはどのような点ですか？
例えば、ゴミカレンダーや管理会社からのお知らせですね。管理会社の視点でも、メールポストの開錠番号や開錠予定時の注意事項がアプリの通知で個別に届けられるのはとても良いなと思いました。マンションの掲示板に貼り紙を貼るといった必要がなく、物件の美観が損なわれることなく注意喚起ができますからね。
ご相談いただいてから導入までどのように進みましたか？
パレットの営業担当さんについてもらい、導入までの準備や資料提供などのサポートをしていただきました。パレット管理のメリットだけでなくデメリットなども聞きたいというお願いもしたところ、隠すことなく答えてくださったのも安心感につながりましたね。
困ったことや変更点もすぐに対応していただけたため、大変助かりました。当社と当社基幹システムベンダーと、パレットの営業担当さんを含めた3社のやりとりが発生し少々戸惑った部分もありましたがパレットの営業担当さんが、細かい点まで対応してくださり、要望通り資料の作成などもしてくれました。こちらの都合で導入の時期が何度も延びてしまったにも関わらず、最後まで支えてもらいました。
IT補助金を利用されましたが、導入の後押しになりましたか？
IT補助金は導入に向けて動いている際に知ったのですが、社内承認を進める際の後押しになりました。
業務削減効果がもっとも大きかった入居時資料の送付は、これまでどのように進めていましたか？
資料印刷→製本・ファイリング→郵送送付の流れです。返送待ちや内容の不備があれば1〜2往復して、最後にまとめてお客様にスキャンして送るという流れでしたね。
その後のやり取りなども考えると、お客様一人あたり1時間半程度はかかっていたかと思います。
パレット管理を導入してどれほど削減できましたか？
半分程度まで削減できたと思います。書類のやり取りが減ったのはもちろん、すべてをパソコン上で行えるようになったので、お客様への対応のタイムラグがなくなり全体的に業務効率が大きく向上したと思います。
ここからはパレット管理の各機能の業務削減効果についてお聞きします。
お問い合わせ機能の効果を教えてください。
お問い合わせが入居者アプリからのチャットになったことで、お問い合わせを受けたスタッフから担当者への引継ぎが不要になり、タイムリーに対応できるようになりましたね。内容もスタッフ全員が確認できるので、進捗も共有できるようになりました。 今までは契約書や入居のしおりの記載内容についてお問い合わせがあった時に、お渡している書類を確認して対応する必要があったのですが入居者アプリは入居者様が見ている画面をプレビューで確認することができるので、すぐに確認・回答ができて業務短縮になりました。
解約機能はいかがでしょうか？
これまでは解約申込書をデータか紙で送付してお客様とのやり取りが必要だったんです。そのため、お客様からお問い合わせがあると休日や長期休暇でも対応をしなければならなかったんですが、解約受付がフォームからお客様のタイミングで完結できるようになったので、スタッフが都度対応する必要がなくなりました。
マンションへの投函・掲示の削減に関してはいかがでしょうか？
以前はお問い合わせがあった場合には電話でのやり取りと、後にメールでの連絡や紙の掲示物の作成を週に2,3件、物件の管理担当者が行っていました。その都度、交通費や印刷代などのコストがかかっていたんです。掲示物に関してはまだ一部の物件になりますが削減が進んでいますし、時間の節約にもつながっています。
鍵の預かり証を電子化することができました。 当社で電子契約を導入した際に、鍵の預かり証だけが紙で残ってしまっていたんです。その1枚のためだけに切手代84円が削れないというのは課題だなと思っていました。
そこでアンケート機能を使って「鍵の受領申告フォーム」を作成し、入居のタイミングに合わせて対象の方にだけお知らせで通知をして、回答していただいた内容を保存する方法を考えたんです。
書面が返送されずに未提出の方の対応や紛失時の再発行の対応を行うケースも減りました。お客様への確認作業や追加鍵の受領申告の際にも、郵送のタイムラグが減ったことで回収率が上がっています。
3年後に「ミュージションの管理戸数1000戸」を目指しています。エリアも、将来的に地方の大都市に展開していきたいですね。 ミージションでは防音研究室を設けていて、お客様により満足していただけるように防音性能向上をめざしています。ここ数年は、ゲーム配信者や大容量の音楽データをやり取りする方も増えているので、快適な通信環境を提供するために、常にネットワークの向上にも気を配っています。これからもお客様がやりたいことを快適な環境で実現できるように取り組んでいきます。
また、ミュージションは単に住む場所ではなく、ミュージションを媒介にして管理会社のスタッフや、音楽、ゲームが好きな人々との交流の場として位置づけ、小さな文化の発信基地のような存在にしていきたいと考えています。その取り組みの一つとして、現在私たちは「ミュージションズクラブ」という活動を行っています。
どなたでもLINEで登録することができ、現在、約3,500名の登録をいただいております。これまで活動では、音楽フェスや発表会、セッションイベントやピクニックなどの様々なイベントを行ってきました。 今後も同様の企画のほか、音楽を楽しむイベントも開催予定です。ただのイベントではなく、共通の趣味を持つ人々が集まり、交流の場を作る活動にしたいと考えています。
